لقد كانت المحفوظات حتى بداية القرن العشرين محدودة بحيث لا يمثل تنظيمها أية مشكلة،,وبرغم بدائية النظم التي كانت متبعة في ذلك الوقت إلا أن هذه النظم كانت كافية نظرا لبساطة,الحياة ومحدودية الموضوعات المتداولة إلا أن منتصف هذا القرن شهد تضخما في المحفوظات فضلا عن,انتشار حركة الإدارة العلمية وظهور أهمية البيانات والمعلومات بالنسبة للإدارة الحديثة مرتبة بأيسر,طرق الترتيب، ميسرة في جميع الأوقات.,ومن هنا بدأت الأجهزة الإدارية في المؤسسات والمنشآت تنظر إلى إدارة المحفوظات على أنها,إحدى الوحدات الهامة التي تساعد الجهاز الإداري على القيام بأعبائه واتخاذ القرارات السليمة.