أن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات، وفي بعض الحالات تستخدم التقارير كوسيلة لتقديم توصيات أو اقتراحات، وعلى ذلك فإنه يجب إتباع أسلوب في إعداد وكتابة التقارير يهدف إلى أن يكون التقرير:,واضحا: سهل فهمه واستيعابه. ,موجزا: بما يكفي لخدمة الغرض منه. ,كاملاً: يغطي كافة جوانب الموضوع. ,دقيقا: يحتوي على معلومات صحيحة. ,ويعتبر التقرير المكتوب أحد أساليب الاتصال في منشآت الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في اختصاصه، كما يعتبر بصفة عامة ضمن أساليب الاتصالات الإنسانية الفعالة