لقد كانت المحفوظات حتى بادية القرن العشرين محدودة بحيث لا يميل تنظيمها أية مشكلة , و برغم بدائية النظم التي كانت متبعة في ذلك الوقت الا أن هذه النظم كانت كافية نظراً لبساطة الحياة و حدودية الموضوعات المتداولة الا أن منتصف هذا القرن شهد تضخمها في المحفوظات فضلاً عن انتشار حركة الادارة العلمية و ظهور أهمية البيانات و المعلومات بالنسبة للادارة الحديثة مرتبة بأيسر طرق الترتيب , ميسرة في جميع الاوقات .